09 Mai Comment organiser un événement digital ?
Un événement virtuel, un webinaire, un streaming, séminaires scientifiques en ligne, animation d’une conférence à distance etc. diverses solutions à distance sont déjà utilisées pour organiser des événements depuis plusieurs années, mais l’organisation d’un événement numérique est devenue aujourd’hui une nécessité pour les entreprises, notamment dans la situation sanitaire actuelle.
Comment organiser un événement numérique ?
Lorsque l’on envisage d’organiser un événement numérique – que ce soit en streaming ou, disons, en utilisant des technologies virtuelles – il est essentiel de répondre à ces trois questions :
1) Quel est le type de contenu allez-vous diffusé ?
2) Quelles solutions techniques sont les plus adéquates pour sa présentation et sa mise en œuvre ?
3) Comment l’événement doit-il être modéré ?
Les événements axés sur la communication interne ou simplement sur le partage d’informations sont généralement faciles à organiser en ligne. Cela dépend donc beaucoup du public cible. Si la cible est attirée par le canal électronique et peut assister à l’événement, il sera intéressant d’organiser un événement à distance. Si, en revanche, il est peu probable que le public puisse assister à un événement digital, l’investissement dans une telle action en ligne ne sera peut-être pas rentable.
Comment convertir un événement physique en un événement à distance ?
- Choisissez soigneusement votre espace
Une action virtuelle est certainement différente de celle d’un événement physique. Le lieu est important dans l’organisation de tout type d’événement, mais les exigences en matière d’espace pour le virtuel sont différentes.
Un événement peut également être hybride entre un événement physique et un événement en ligne. Dans ce cas, le lieu doit être adapté non seulement au public présent, mais aussi au streaming qui sera diffusé simultanément.
En règle générale, vous ne devez pas diffuser un événement depuis la salle de conférence de votre entreprise. Les salles de conférence ne sont généralement pas adaptées aux événements en ligne et le pare-feu qui protège l’infrastructure informatique de votre entreprise peut également causer des problèmes inattendus lors du streaming.
- Tenez compte des délais du live streaming
Lors de la diffusion en continu de la vidéo d’un événement d’un lieu à plusieurs destinataires, il y a un délai inévitable de 30 à 60 secondes de décalage. La diffusion en continu en temps réel de live peut être assurée mais nécessite l’intervention de spécialistes de ce type d’organisation événementielle Tunisie.
Ainsi, si le discours d’un conférencier principal est transmis en ligne, une connexion point à point peut être établie entre le système de contrôle audiovisuel du lieu principal et l’ordinateur du conférencier. Les personnes qui regardent l’événement sur leur propre appareil auront toujours un retard dans le flux.
Ce décalage n’interfère généralement pas avec l’expérience de participation, mais il doit être reconnu si l’événement encourage l’interaction. Dans ce cas, la participation audio ne sera pas la meilleure option, mais il est conseillé d’utiliser des plateformes permettant l’utilisation de fonctions de chat, de messagerie instantanée, de sondages ou de nuages de tags pour améliorer l’expérience en ligne.
- Pensez à l’expérience des différents participants
Lors de l’organisation d’un événement hybride, auquel une partie du public assiste sur le lieu principal, une autre partie en groupe dans une salle de conférence et une dernière partie à distance à l’aide de leurs propres appareils, la gestion doit tenir compte de l’expérience utilisateur de tous ces publics.
En ce qui concerne la sélection des technologies et la présentation du contenu, l’expérience peut être améliorée par l’utilisation de canaux existants qui sont familiers aux participants. Dans le cadre d’un événement interne, par exemple, il est souvent judicieux d’utiliser des outils et des canaux conventionnels pour distribuer le matériel, même s’il ne s’agit pas des canaux principaux de l’événement.
Une façon amusante d’impliquer les participants via leur propre ordinateur est d’installer une caméra 360 dans l’un des sièges de la salle, ce qui permet aux participants à distance d’avoir l’impression d’y être. En fonction de son emplacement, une caméra 360 peut également permettre à tous les spectateurs d’être au premier rang ou d’avoir des emplacements VIP.